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(一)理解ERP系统中相关的采购付款各流程
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M公司为一生产制造企业，现准备对其现行的采购付款流程进行基于ERP环境下的流程重组，该公司已经根据自身的管理基础和技术基础，充分考虑到成本效益原则，并结合其自身的需求，购买了适合本企业特点的ERP类型，现准备了解掌握系统中的标准流程，以期建立符合ERP环境的采购付款流程。以下，将有关所选ERP内部的相关标准流程分述如下：
1．采购计划流程
在ERP的采购计划流程中，只要把生产和库存部门等采购申请方的有关申请采购的信息输入到采购管理模块后，系统将自动生成采购申请单，采购申请总量等采购计划文档，并从系统中调出有关资料，按设置好的审批条件自动对采购申请单进行审批，生成经审批的采购申请单。这样既实现了请购与审批的分离，又提高制定采购计划的效率。
2．确定供应商流程
目前，美国对供应商实行的是“宽进严管法”，德国等欧盟国家实行的是“黑名单”制，借鉴发达国家的经验，在我国供应商的管理上采用了“黑名单”制。供应商的资格一般由企业做出规定，而供应商的资格审查则由企业采购与付款部门的局外人根据供应商资格要求对供应商进行实时审查。符合企业规定资格的供应商都可以参与竞争。将供应商资料输入供应商数据库，ERP系统能根据前述的供应商审核标准，预先建立供应商档案，同时对首选，次选等供应商进行分类，并建立供应商的供应物品明细。在系统对经审批的采购申请文归档后，将自动调出供应商档案，按设置好的供应商选择条件，自动选择最优供应商，供采购与付款流程部进行参考，由具有确定权的人员最后确认供应商名单，并输入ERP系统，这时系统提取出该供应商的详细资料与批采购申请文档一起自动生成各类物品的采购订单。
3．确定采购订单流程
由计算机系统确定的采购订单主要包含：订货批量。采购提前期，库存量，运输方式，用款计划等内容。采购订单一经生成，ERP系统即在批采购订单与批采购申请单之间进行核对，经确认无差异后将订单输出，并发给供应商。系统也可以对下达的采购订单按计划进行跟踪，保证订单按时按质按量完成。
4．收货，退货流程
验收人员将收到货物的数量，质量等信息输入ERP系统，系统即自动在验收报告，发票和订单三者之间进行比较，经确认没有差异的验收报告和发票自动通过批处理形成批验收文档和批应付账款文档；如果验收不合格，则应该进行退货处理，并对供应商进行降级。
5．结算流程
结账付款工作由采购流程小组配合财务流程小组来完成，并根据物料的采购结算单据和对采购各种费用的分摊，计算出物料的采购成本。在采购订单交货、收货、入库、付款并考核后，及时结清采购订单。
功能说明 采购入库单是确认货物已办理入库的单据，采购发票是确认应付货款的单据，一般情况下两者到达的时间不一致。为保证存货类科目不重复记账，因此需要通过‘ 物资采购’ 科目进行过渡。 采购入库单凭证模板设置可参考如下： 借：原材料 贷：物资采购 采购发票凭证模板设置可参考如下： 借：物资采购 贷：应付账款
点击增加按钮，选择生单，采购订单，打开查询条件选择，采购订单列表过滤。
系统弹出拷贝并执行，选择所要拷贝的采购订单，点击确定按钮，系统列表生成到货单。点击审核按钮，根据采购订单生成的采购到货单。
选择买方组织的采购订单。生成卖方组织的销售订单。在买方组织采购订单头上回写销售订单【已生成】标识、销售订单号：订单类型：标准采购订单；批准状态：批准；订单内容：所有没有生成销售订单的采购订单订单数量：订单数量-取消数量。