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一、在头脑里把文件的出处（含文件字头和编号等）、用处、保管期限等简单过一下。然后用一小本子记下来。
二、按照文件出处分类。这样找起来也方便一些。若某些文件有补充的材料也一并归入该文件之中。
三、按照文件的用处分类，这种分类方法呢不太恰当，因为你在工作中一般情况下不可能只想到某个人的工作去向之后再去找相关的文件吧，所以我建议不是特别重要的文件的话，完全不必采取这种分类方法。
四、按保管期限分类。这也是一种不太适合你现在工作的文件分类方法。这种方法一般用在涉及国家机密的文件分类方面。
先分几个大类，每一大类下面按英文字母顺序排列。
呵呵，你的老板能力强是好事情，你可以从他这里学到甚多东西，或许你老板也没适应怎么让秘书工作。对于老板的行程，你应该问而且必须问，但是他的行程你现在还没有能力去安排，说实话，公司的业务你都还不熟悉呢，他怎么可能让你安排行程，里面人际关系，重点客户之类的估计你还没概念呢，对么？不要觉得你现在做的事情很琐碎，或许你还没有体会到这些事情会给你带来什么样的帮助。事无巨细。当然，你想跟老板交流是好事情，所有的老板都喜欢员工跟他进行如何做好工作的沟通。我建议，心态要放平，要安定，然后跟老板谈谈。
一个月很短，俗话说三年才能出师，你焦虑什么呢？因为如果你做的好，就是储备干部。加油，顽张りましょう！
以企业为例，办公室文件可以分为行政类、业务类、人事类、技术类等。
1、行政类有关规章制度、事项决策、通知等文件归为行政类。
2、业务类有关业务合同、客户函件等经营事项归为业务类。
3、人事类有关人员招聘、安排、奖惩等文件归为人事类。
4、技术类有关技术标准、发展动态、同行业资料等文件归为技术类。
5、其它类扩展资料广义的“文件”指公文书信或指有关政策、理论等方面的文章。文件的范畴很广泛，电脑上运行的如杀毒、游戏等软件或程序都可以叫文件。狭义的“文件”一般特指文书，或者叫做公文。文件是人们在各种社会活动中产生的记录。狭义的"文件"并不能等同于”档案“，它们的主要区别在于是否具有保存价值以及是否具备原始记录的性质。如果两者都具备，则可以称之为”档案“，否则只能算作文件。虽然两者有很大的交集，但绝不能等同。参考资料来源：百度百科-文件
不同机关、企事业的办公室文件分类各不相同。
一、可以先按性质种类区分： 1、行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉； 2、业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉； 3、人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉； 4、技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉； 5、其它类〈不宜归入上述各类的〉。
二、按内外两部分分类：如，行政类，分为上级或外单位来件，及本单位形成件。注意：某些文件，如有支付内容的合同，财务因结算需要须保存，应明确保管界限划分，必要时可复印同时存档。
仅据档案学、文秘学一般原则简述如下：先按性质种类区分：行政类〈有关规章制度、事项决策、通知等〉，业务类〈有关业务合同、客户函件等经营事项〉，人事类〈有关人员招聘、安排、奖惩等〉，技术类〈有关技术标准、发展动态、同行业资料等〉，其它类〈不宜归入上述各类的〉。再按内外两部分区分：如，行政类，分为上级或外单位来件，及本单位形成件。注意：某些文件，如有支付内容的合同，财务因结算需要须保存，应明确保管界限划分，必要时可复印同时存档。
一定规模单位，此项工作为档案员承担。
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传统的文具指的是笔墨纸砚等用于作书画诗文和学习的物品，是笔、墨、纸、砚等文化用品的总称。随着时代的变化，文具产品越来越多样，除去传统的笔墨纸砚，它的释义还包括如签字笔、水笔、钢笔、铅笔、圆珠笔等，以及笔筒等配套用品等。还有其他办公用品，包括办公用纸、裁纸刀、尺、笔记本、文件袋、文件封套、计算器等等。随着文具行业的发展，文具在当今社会运用越来越广泛，不论规模大小，常用范畴，文具用品已经成为不可缺少的常用物品。常用文具大致上可以分为学生文具、办公文具，及礼品文具等三种文具：一、学生文具顾名思义，学生文具的主要使用群体是在校学生。这类产品相对于办公文具，最大的不同在于产品流行性和时尚元素十分丰富。其中包括有修正产品、书写笔和笔袋，笔盒，文件夹，本册，文件袋等收纳文具，还有工具型文具，如削笔机、笔刨、液体胶水、固体胶、尺类、圆规、美工刀、剪刀、书套等。
二、办公文具办公文具指得是企业办公用的文具，以满足办公环境和办公效率为第一要义，具有现代化和商业化气息，产品追求实用耐用，主要消费人群是业，事业单位，工厂，政府机关等。除了桌面用品，如订书器、剪刀、票夹、钉针系列，笔筒、台历架、计算器。还包括办公本薄（活页本、便利贴）、书写修正用品（中性笔、修正带/修正液）、财务用品（支票夹、专用印章）、辅助用品（报刊架、杂志架）、电脑周边用品（鼠标、U盘）、电子电器用品（排插）等。此外，随着办公科技的提高，办公耗材类，如硒鼓、墨盒、装订透片、皮纹纸、复印纸、传真纸以及网线、水晶头等也归入了办公文具之内。
三、礼品文具礼品文具是近年来从文具系列中独立出来的一个新的文具概念，随着学生文具开始融入更多的时尚、活泼、创意，甚至搞怪的元素时，华丽精美的日韩文具开始成为人们往来之间的赠品。日韩文具成为礼品在文具市场的走俏，也说明了消费者理念的改变。从过去对文具用品实用考究上到现在对文具产品创意和款式上的追求变化。一般礼品文具做工精致，包装优美，产品质量从中、高端，奢侈分布不等。特别随着中国文具行业的发展。中国的礼品文具朝着专业化、艺术发展。
其实大部分办公文具都是大致相同的，酒店也不例外文件夹、文件架、档案盒、文件袋、笔、笔座、笔筒、订书机等等具体您可到"企乐买办公用品网"看看，里面办公文具较齐全，可以给你做参考
一、文具事务用品1、文件档案管理类：有孔文件夹（两孔、三孔文件夹）、无孔文件夹（单强力夹、双强力夹、长押夹等）、报告夹、板夹、分类文件夹、挂劳夹、电脑夹、票据夹、档案盒、资料册、档案袋、文件套、名片盒/册、CD包/册、公事包、拉链袋、卡片袋、文件柜、资料架、文件篮、书立、相册、图纸夹 2、桌面用品：订书机、起钉器、打孔器、剪刀、美工刀、切纸刀、票夹、钉针系列、削笔刀、胶棒、胶水、胶带、胶带座、计算器、仪尺、笔筒、笔袋、台历架、会议牌 3、办公本薄：无线装订本、螺旋本、皮面本、活页本、拍纸本、报事贴、便利贴、便签纸/盒、会议记录本 4、书写 修正用品：中性笔（签字笔）、圆珠笔、铅笔、台笔、白板笔、荧光笔、钢笔、记号笔、水彩笔、POP笔、橡皮、修正液、修正带、墨水笔芯、软笔、蜡笔（油画棒）、毛笔 5、财务用品：账本/账册、无碳复写票据、凭证/单据、复写纸、用友耗材、票据装订机、财务计算器、印台/印油、支票夹、专用印章、印章箱、手提金库、号码机 6、辅助用品：报刊架、杂志架、白板系列、证件卡、包装用品、台座系列、证书系列、钥匙管理 7、电脑周边用品：光盘、U盘、键盘、鼠标、鼠标垫、移动硬盘、录音笔、插线板、电池、耳麦、光驱、读卡器、存储卡、控制器（触摸屏控极人臣制盒）、CPU、内存条 8、电子电器用品：插排二、办公耗材1、打印耗材：硒鼓、墨盒、色带、粉盒、组件 2、装订耗材：装订夹条、装订胶圈、装订透片、皮纹纸 3、办公用纸：复印纸、传真纸、电脑打印纸、彩色复印纸、相片纸、喷墨打印纸、铜版纸、彩喷纸、绘图纸、全透纸、不干胶打印纸、其他纸张 4、IT耗材：网线、水晶头、网线转换接头、视频线、电源线三、日杂百货日用品：生活用纸、一次性用品、清洁用品、劳保用品、五金工具、碳酸饮料、办公茶 咖啡、纯净水、方便食品、抽纸、卷筒纸、大盘纸、卫生纸、纸巾/湿巾、毛巾、手帕、杯具：茶壶/水壶、茶具、保温杯、塑料杯、水杯、纸杯、卡通杯、陶瓷杯、马克杯、杯子贴挂件、杯垫、玻璃杯、咖啡杯;饮食品：茶/咖啡/方便食品/饮用水/饼干;手套、口罩、鞋套、工作服。
四、办公设备1、事务设备：碎纸机、装订机、支票打印机、考勤机、点钞机、过塑机、名片扫描仪、电话机 2、IT设备：电脑、投影仪、复印机、传真机、打印机、多功能一体机、扫描仪、相机、摄像机、交换机、路由器、猫 3、办公电器：加湿器、饮水机、电风扇、吸尘器 4、办公设备保养的重要性办公设备提倡主动维修，使机器的停机时间处于最小，从而获得最佳使用效率和价值。复印机、打印机、传真机、证卡机、考勤机等等……是集光学、机械、电子技术为一体的精密办公设备，通过使用颗小的静电墨粉，利用静电原理，在感光材料上形成静电潜像，使微小的墨粉附在感光材料上，再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此，在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等，但这些的存在只会影响复印的质量。若放任不管，会增加机器的驱动负荷，妨碍热量的排除，说不定也可能是造成机器故障的原因。定期的维护保养，可以清除机器内部的污垢，在必要的部件上加注润滑油，清洁光学部件，改善复印品质量，将可能发生的故障消灭在萌芽状态，减少停机时间。为了始终得到良好的复印品质量，缩短停机时间，减少损失，建议用户在保修期结束之前，与东芝授权维修站或授权代理商签订维修保养协议，以使您的机器在保修期后仍能享受保修期般的服务，获得长久保障。
五、办公家具文件柜、更衣柜、多屉柜、杂柜、保险柜、办公桌、办公椅、档案柜、铁皮柜六、财务用品包括： 1、手工记账： ①账本（总账、明细账、日记账等等） ②凭证（收入凭证、支出凭证、转账凭证） ③报表（利润表、资产负债表等等） ④钢笔（最好是财务专用的那种） ⑤墨水（蓝、黑、红色） ⑥算盘（现在基本上都用计算器了） ⑦尺、回形针、大头针 ⑧科目章、自己姓名图章、印泥 ⑨出纳需要各类银行结算凭证（贷记凭证、电汇凭证、支票等等，可去银行购买），有条件的可以为出纳配置点钞机等 ⑩其他 2、电脑记账 ①电脑（含打印机、最好能接入宽带） ②电脑记账凭证 ③财务软件 ④钢笔（最好是财务专用的那种） ⑤墨水（蓝、黑、红色） ⑥算盘（现在基本上都用计算器了） ⑦尺、回形针、大头针、橡皮筋 ⑧出纳需要各类银行结算凭证（贷记凭证、电汇凭证、支票等等）